Gestión Documental basada en WEB 2.0 Homologada por la AEAT para ofrecer Digitalización Certificada.
DigitalDOCU es el mejor medio para compartir, distribuir y gestionar de forma sencilla, cómoda y segura, cualquier tipo de documentación en formato digital de su empresa, con el objetivo de disminuir los costos, automatizar procesos de administración y asegurar la disponibilidad e integridad de los archivos documentales. |
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Índice Preguntas Frecuentes
-¿Por qué digitalizar con un software de captura certificada como DigitalDOCU Capture? -¿DigitalDOCU Capture está homologado por la AEAT? -¿Qué tipo de documentos puedo destruir con la digitalización certificada? -¿Puedo destruir las facturas de proveedores si las digitalizo con DigitalDOCU Capture? -¿Puedo modificar el nombre de un archivo si lo he obtenido digitalizándolo certificadamente? -¿Qué formato de archivo utiliza DigitalDOCU Capture? -¿Qué tipo de certificados son válidos? -¿Cómo se instala el certificado? -¿Cuánto tiempo tiene de validez una firma digital en un documento digitalizado? -¿Cómo se instala DigitalDOCU Capture? ¿Cómo se utiliza DigitalDOCU Capture? -¿Existe alguna limitación en el uso de los documentos a firmar? -¿Qué es el sellado de tiempo? -¿Puedo incluir el sellado de tiempo en DigitalDOCU Capture? ¿Qué coste tiene? -¿Qué tipos de escáneres puedo utilizar? -¿Puedo utilizar escáneres con alimentador automático de originales? -¿Puedo dejar en el alimentador automático de originales más de un documento al mismo tiempo? -¿Puedo añadir un sufijo a los documentos digitalizados? -¿Se pueden comprimir los ficheros que contienen imágenes certificadas? -¿Puedo digitalizar en blanco y negro aunque el documento originalmente este en color? -¿Cuál es la resolución mínima con la que puedo digitalizar certificadamente? -¿Qué ocurre cuando mi escáner tiene problemas para escanear con DigitalDOCU Capture? -¿Es compatible DigitalDOCU Capture con mi gestión documental? -¿Existe soporte técnico para DigitalDOCU Capture? -¿Qué diferencia a DigitalDOCU Capture del resto de versiones de DigitalDOCU? -¿Por qué no puedo conseguir velocidades superiores a 88 imágenes por minuto? -¿Cuántos usuarios pueden digitalizar con 1 licencia de DigitalDOCU Capture?
¿Por qué digitalizar con un software de captura certificada como DigitalDOCU Capture?
DigitalDOCU Capture le ofrece la posibilidad de digitalizar documentos en formato papel incluyendo en el proceso una firma digital que garantiza que ese documento durante su transformación (de papel a digital) no ha sufrido ninguna modificación, a este proceso se le denomina Digitalización Certificada.
El proceso de digitalización certificada de DigitalDOCU Capture está homologado por la Agencia tributaria (AEAT), le permitirá usar sus documentos electrónicos firmados para gran cantidad de trámites de organismos oficiales.
Inicialmente este proceso de digitalización se asoció a “facturas de proveedores, documentos sustitutivos de pago así como otros documentos” no obstante, debido a las expectativas creadas con esta Orden tanto en corporaciones locales como autonómicas y al amparo del Real Decreto-Ley 13/2009, de 26 de octubre por el que se crea el Fondo Estatal para el Empleo y la Sostenibilidad Local y al Plan de Desarrollo de la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos , en la Administración General del Estado, este proceso de digitalización certificada se está extendiendo al resto de organismos públicos y privados muy rápidamente en todo el territorio Español.
¿DigitalDOCU Capture está homologado por la AEAT?
Si, DigitalDOCU está homologado según la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril de la Agencia tributaria (AEAT).
Debe aparecer la firma digital en el panel de firma del programa con el que se visualice (Acrobat, Foxit Reader, ect.) y el número de licencia de homologación del software con el que se firmó en las propiedades del documento firmado como un metadato asociado. En el caso de DigitalDOCU Capture, el número de homologación es: C8E4290AD5C6D8CC
¿Qué tipo de documentos puedo destruir con la digitalización certificada?
Según lo anteriormente explicado, todos los documentos que tengan una relevancia tributaria pueden ser destruidos una vez digitalizados certificadamente (facturas de proveedores, impuestos, contratos, notificaciones, etc.…) aunque cada vez mas son las instituciones y organismos privados como públicos que contemplan este método valido para dotar a las imágenes obtenidas por este proceso el valor probatorio como si de un original en papel se tratase.
¿Puedo destruir las facturas de proveedores si las digitalizo con DigitalDOCU Capture? No, las facturas de proveedores son los únicos documentos que la AEAT especifica claramente que para ser destruidos, independientemente de que las facturas sean digitalizadas con un software homologado, deberán de añadirse a estas imágenes los metadatos necesarios para la llevanza de los libros de registro de IVA. Esto es posible hacerlo con la versión profesional de DigitalDOCU con esta versión gratuita no.
No obstante, sólo las facturas de proveedores tienen este requisito, el resto de documentos susceptibles de ser digitalizados certificadamente no lo tienen, por lo tanto se puede utilizar DigitalDOCU Capture para este fin sin ningún problema y de forma gratuita.
¿Puedo modificar el nombre de un archivo si he obtenido digitalizándolo certificadamente? Sí, la firma digital no se rompe mientras no se modifique la estructura del documento, un cambio de nombre del documento, o una lectura del documento con tecnologías OCR no vulnera la estructura del archivo.
¿Qué formato de archivo utiliza DigitalDOCU Capture?
El formato de archivo utilizado es PDF/A y lleva la firma incrustada dentro del propio archivo.
El formato PDF/A está definido por la especificación ISO 19005-1, que garantiza un perfil para los documentos electrónicos de manera que su apariencia visual perdure en el tiempo, sin importar las herramientas o plataforma empleada para su creación, y que será reproducible a largo plazo.
¿Qué tipo de certificados son válidos? Los certificados electrónicos admitidos u homologados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria recogidos en su página web: Entidades emisoras de certificados.
¿Cómo se instala el certificado?
Por defecto, en la administración de DigitalDOCU Capture, el certificado ha de estar instalado dentro del equipo con el que se pretenda digitalizar certificadamente en una directorio llamado “C:\DigitalDOCU\Certificado\certificado.p12” No obstante Vd. puede cambiar la ubicación de este certificado entrando en la Administración (apartado Scan - Configuración Global) y definiendo una nueva ruta para el Certificado que desee utilizar. Además de cambiar el archivo del propio certificado y la ruta hacia la carpeta que lo contiene, debe cambiar la contraseña de acceso al mismo en la administración de DigitalDOCU Capture en el campo Clave del almacén. Puede descargar un certificado para pruebas proporcionado por DigitalDOCU aquí.
¿Cuánto tiempo tiene de validez una firma digital en un documento digitalizado?
Si el documento firmado digitalmente, uso un certificado válido en el momento de la firma, ésta no caduca, aunque el certificado digital con el que se firmó deje de tener validez posteriormente (transcurridos dos años por regla general).
¿Cómo se instala DigitalDOCU Capture? ¿Cómo se utiliza DigitalDOCU Capture?
Sólo es necesario tener instalado Java en su equipo y colocar el certificado para firmar en la carpeta indicada. El programa en sí mismo se encuentra en nuestro servidor, accediéndose a él desde https://www.digitaldocu.com. Si su equipo no dispone de Java descárguelo en el siguiente enlace: http://www.java.com/es/download/.
¿Existe alguna limitación en el uso de los documentos a firmar?
El número de documentos digitalizados certificadamente con la versión DigitalDOCU Capture es ilimitado por lo tanto no existe ninguna restricción en este sentido.
El sellado de tiempo o timestamping es un mecanismo que permite demostrar que una serie de documentos han existido y no han sido alterados (cuando incluyen firma digital) desde un instante específico en el tiempo.
Detalle de la configuración del sellado de tiempo en la administración.
Esta característica es especialmente importante para la constatación de que los documentos digitalizados fueron entregados o registrados en el tiempo que certifica el mismo.
Las Certificados Digitales utilizados para garantizar la originalidad del documento obtenido mediante el proceso de escaneo tienen una duración determinada de dos años, sin este Sellado de Tiempo no podríamos determinar si en el momento de la Digitalización Certificada el Certificado de Firma Digital que se utilizó estaba caducado, revocado, etc. Por lo tanto, es el complemento perfecto para legalizar documentos digitalizados.
Aquí se define en la parte cliente si el lote lo queremos firmar con sellado de tiempo o no.
¿Puedo incluir el sellado de tiempo en DigitalDOCU Capture? Sí, usted puede solicitar el Sellado de tiempo para DigitalDOCU Capture.
Tarifa de precios de sellado de tiempo, para otras cantidades consultar.
¿Qué tipos de escáneres puedo utilizar?
Sirven todos aquellos escáneres compatibles con el protocolo TWAIN, la mayoría de equipos que se comercializan hoy en día son compatibles con este protocolo incluidos los equipos multifunción.
¿Puedo utilizar escáneres con alimentador automático de originales?
Sí.
¿Puedo dejar en el alimentador automático de originales más de un documento al mismo tiempo? Sí, posteriormente y antes del proceso de firma, podrá definir en las opciones como quiere que los documentos sean separados de forma automática (códigos de barras, n=1), también existe la posibilidad de que los documentos sean separados de forma manual.
Configuración en la parte cliente de cómo se separaran los documentos
¿Puedo añadir un sufijo a los documentos digitalizados?
DigitalDOCU Capture añade automáticamente un sufijo numérico que se va autoincrementando, de manera que usted sólo tendrá que escribir el comienzo del nombre del archivo, y DigitalDOCU Capture se encargará de numerar los documentos.
¿Se pueden comprimir los ficheros que contienen imágenes certificadas?
Sí, es posible comprimir los archivos PDF/A, esta compresión requiere del módulo MRC.
El módulo MRC separa la información en capas, de manera que el texto ocupa una capa y las imágenes y gráficos quedan comprimidos en otras capas, mejorando la relación tamaño-legibilidad del archivo, de forma que no se pierdan los datos contenidos en el documento, y se reduzca su tamaño.
Configuración del nivel de compresión con el modulo MRC
¿Puedo digitalizar en blanco y negro aunque el documento originalmente este en color?
Sí, exceptuando si se usa el modo de escaneo bitonal en blanco y negro. Éste es un modo de escanear que genera únicamente píxeles blancos o negros, sin gradación tonal, y no es apto para el proceso de digitalización certificada.
¿Cuál es la resolución mínima con la que puedo digitalizar certificadamente?
La resolución mínima para digitalización certificada es de 200ppp, pero DigitalDOCU utiliza 300ppp de resolución para asegurar una legibilidad y calidad de imagen óptimas.
¿Qué ocurre cuando mi escáner tiene problemas para escanear con DigitalDOCU Capture?
En el caso de que su escáner tenga problemas para digitalizar con DigitalDOCU Capture, deberá descarga una aplicación denominada Twister. Una vez obtenga los resultados del test deberá enviarlos a: Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla . Así mismo deberá copiar el texto que aparece al visualizar la consola de Java y enviárnoslo para una total compresión de su problema concreto.
¿Es compatible DigitalDOCU Capture con mi gestión documental?
Sí, siempre que el programa sea capaz de gestionar documentos en formato PDF/A.
¿Existe soporte técnico para DigitalDOCU Capture? Sí, DigitalDOCU Capture dispone de soporte técnico exclusivamente a través de correo electrónico con una respuesta garantizada en/durante las 24 a 48 horas siguientes a la consulta.
¿Qué diferencia a DigitalDOCU Capture del resto de versiones de DigitalDOCU? Con DigitalDOCU Capture solo podrá obtener las imágenes de forma certificada y almacenarlas en un directorio de su equipo local, con la suite DigitalDOCU podrá utilizar además los siguientes módulos:
¿Por qué no puedo conseguir velocidades superiores a 88 imágenes por minuto?
DigitalDOCU Capture está limitado a una producción de 88 imágenes escaneadas por minuto, para obtener mayores rendimientos necesita un módulo de alta producción.
¿Cuántos usuarios pueden digitalizar con 1 licencia de DigitalDOCU Capture?
Cada Licencia de DigitalDOCU Capture permite un usuario. Si tiene alguna otra consulta o aclaración estaremos encantados de contestarle en Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla
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