DigitalDOCU es la solución perfecta para aquellos que buscan información dentro de su archivo. Algunos documentos, tales como facturas, documentos de pago, etc..., se han de digitalizar añadiendo a la imagen resultante del escaneo, unas keywords que contendrán los datos básicos que conforman la factura (Proveedor, Fecha, Número, Bases imponibles, etc...). Si es necesario estas keywords son ampliables permitiendo así, la inserción de información extra.

Existe, como opción, la posibilidad de localizar documentos digitalizados por el contenido de las palabras que conformen el documento (búsquedas Full Text), esto genera que no sea necesario la inserción de las keywords de forma manual. Las búsquedas realizadas con OCR pueden ser cruzadas con las keywords, así como el año de indexación. También es posible utilizar operadores como "AND" y "NOT" para definir si la cadena de textos que buscamos tiene o no que estar en los documentos que deseamos encontrar. Todos los resultados son mostrados según la relevancia del documento en la búsqueda.

Si está pensando en la posibilidad de integrar un sistema de Gestión Documental a sus procesos, DigitalDOCU es la solución ideal. Las indexaciones y consultas a la aplicación pueden hacerse a través de WebService que proporciona funcionalidad extra a su gestión o contabilidad.

Para la indexación de facturas de proveedores, no es necesario "picar" los datos manualmente, es tan sencillo como elaborar un fichero de texto que incluya los campos que obliga la Orden (proveedor, fecha, número, bases imponibles, etc...) DigitalDOCU, indexará las imágenes de acuerdo a ese fichero, por lo tanto la digitalización y posterior indexación de los documentos se harán de forma desatendida, evitando errores en la introducción de los mismos y ahorrando mucho tiempo.

También es posible utilizar una etiqueta de código de barras como enlace a ese fichero de texto, los documentos digitalizados serán separados utilizando como separador esta etiqueta de código de barras.