DigitalDOCU

Gestión Documental basada en WEB 2.0

Bienvenido al proceso de registro de DigitalDOCU Capture.

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Plan de gestión de calidad:

Por favor, ES IMPORTANTE que lea detenidamente el siguiente texto para conocer las directrices necesarias para realizar correctamente la digitalización certificada tal y como lo exige la Agencia Tributaria.

		1.- ANTECEDENTES:

		El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.
		Para ello es necesario, además de un software de digitalización certificado, que el proceso de digitalización garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento firmada con firma electrónica, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación.
		Por su parte, el apartado 3 de dicho artículo establece los trámites que deben cumplir las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización, homologación cuyo acuerdo corresponde al director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada, con el objetivo de velar por la calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, con independencia del momento en que se haga uso del software de digitalización. El conjunto de dichos procedimientos y controles recibe la denominación de Plan de Gestión de Calidad, que deberá ser presentado junto con la solicitud de homologación del software de digitalización.
		Posteriormente, en la Resolución de 24 de octubre de 2007 el Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, establece varias disposiciones relacionadas con los requisitos que deberá cumplir el software de digitalización.
		Ofimática Digital, S.L.U., ha desarrollado un software de digitalización que cumple con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria y por lo que ha sido homologado por la misma para permitir la destrucción de los originales de las facturas digitalizadas con el mismo.
		Dicho software se denomina “DigitalDOCU”, versión 3.0.
		En virtud de lo anteriormente expuesto se redacta el siguiente Plan de Gestión de Calidad, que deberá seguirse para la digitalización certificada de documentos con el software “DigitalDOCU”, versión 3.0, conforme a las siguientes definiciones y obligaciones,

		2.- DEFINICIONES:

		En el sistema de digitalización de DigitalDOCU, existen las siguientes figuras:
		Desarrollador: Se entenderá como Desarrollador a Ofimática Digital, S.L., en tanto en cuanto que es la entidad desarrolladora del servicio de software de digitalización por mediación del cual los clientes de ésta podrán gestionar su documentación. Dicho software se denomina “DigitalDOCU”, siendo su versión la 3.0.
		Cliente: Entidad a la que el Desarrollador vende, alquila o cede la licencia para utilizar DigitalDOCU, y que es la titular de los documentos que se van a gestionar desde dicho software.
		Operador: Persona encargada de utilizar el software de digitalización para efectuar los trabajos de archivo de documentación, y que está subordinada al Cliente.
		En cuanto al  software de digitalización, deberá entenderse lo siguiente:
		Software: Software de digitalización, creado por el Desarrollador, en su versión 3.0, denominado “DigitalDOCU”, al cual se accede a través de interfaz web.
		Servidor del Software: Equipos informáticos propiedad del Desarrollador, donde está instalada la parte del Software accesible por todos los clientes, y que provee la interfaz web visible.
		Servidor del Cliente: Equipo informático propiedad del Cliente, donde se instala la parte del Software necesario para el funcionamiento del mismo en la red local del Cliente.
		Tipo de Documento: Conjunto de campos agrupados bajo una denominación y que sirven para ampliar la información almacenada de una clase de documento. Asociado a un elemento de archivo permitirá que cuando se guarde un documento de ese tipo se demanden todos los datos definidos en el Tipo de Documento.
		Elemento de Archivo: Cada una de las Entidades, Categorías, Tipos y Subtipos en las que se divide la estructura jerárquica de archivo del Software.

		3.- REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

		Debido a que el soporte de DigitalDOCU es web 2.0, cualquier servidor capaz de correr Apache y PHP sería suficiente, del mismo modo que sería suficiente cualquier equipo cliente capaz de correr Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox y Apple Safari, incluso en implementaciones bajo Linux. Pero este último extremo no ha sido testeado debidamente y por este motivo se recomiendan las siguientes configuraciones mínimas.

		3.1.- Servidor del Cliente:
						- Hardware: Pentium IV 3.0 Ghz, 1 Gb de Ram.
						- Sistema Operativo: Windows 2003 server o XP Profesional actualizado con los últimos parches de seguridad y actualizaciones.
						- Almacenamiento: Soporte con 200 Gb de capacidad y formato NTFS.
						- Conexión: Red local a 100 Mbps y acceso a Internet, con ancho de banda de 1 Mb.
						- Backup: Discos duros usb para el respaldo de los documentos almacenados.

		3.2.- Equipo del Operador:
						- Hardware: Pentium IV 2,4 Ghz. 512 Mb de Ram.
						- Sistema Operativo: Windows XP actualizado.
						- Conexión: Red local a 100 Mbps y acceso a Internet, con ancho de banda de 1 Mb.
						- Visualizador: Acrobat Reader 8.1
						- Navegador: Internet Explorer 8, Google Chrome 3.x, Mozilla Firefox 3.5 o Apple Safari 4.
						- Firma: Certificado digital del cliente, o del usuario para efectuar la firma de documentos.
						- Twain: Driver Twain instalado para el control del escaner.

		3.3.- Escaner:
						- Compatible con Twain.
						- Alimentador de originales.

		4.- OBLIGACIONES

		Cada una de las figuras implicadas tiene asignadas una serie de obligaciones que deberán cumplirse para que las imágenes digitalizadas sean válidas y se permita la destrucción de sus originales en papel.

		4.1.- Obligaciones del Desarrollador.
						- Mantener actualizados los programas de soporte básico de “DigitalDOCU” del Servidor del Software y del Servidor del Cliente.
						- Chequear con una periodicidad mensual la capacidad suficiente del Servidor del Software, así como el ancho de banda disponible.
						- Disponer de copias de seguridad tanto de la base de datos, como del Software para poder dar respuesta a eventuales fallos.
						- Disponer de un servicio de soporte técnico, accesible vía web o mail y, que solvente las dudas y problemas de los Clientes y Operadores.

		4.2.- Obligaciones del Cliente.
						- Mantener actualizado el sistema operativo del Servidor del Cliente con todas las actualizaciones disponibles, tanto a nivel de parches de seguridad como de mejoras del propio sistema operativo.
						- Velar por la custodia de las claves de acceso al Software, y proteger la confidencialidad de las mismas.
						- Informar a los Operadores del Software de su responsabilidad en la custodia de las claves de acceso al mismo.
						- Facilitar a los Operadores el aprendizaje del funcionamiento del Software, así como el del dispositivo de digitalización de imágenes.
						- Suministrar a los operadores el presente Plan de Gestión de Calidad para su conocimiento y cumplimiento.
						- Instalar Acrobat Reader 8.1 o superior, en el equipo donde se vaya a procesar la información.
						- Disponer de un certificado reconocido para efectuar la firma de los documentos. Este certificado podrá ser del propio Cliente o del Operador.
						- Fiscalizar el trabajo del Operador para verificar que su labor se efectúa de acuerdo con lo establecido en este Plan de Gestión de Calidad.

		4.3.- Obligaciones del Operador.
						- Conocer y actuar conforme al presente Plan de Calidad
						- Conocer el funcionamiento del dispositivo de captura de imágenes.
						- Revisar la calidad de la imagen capturada antes de proceder al archivado en el Software, para desechar las que estén giradas, borrosas, sucias, etc. En particular deberá comprobar los siguientes aspectos como mínimo:
									   Geometría: La imagen digitalizada deberá ajustarse al tamaño y geometría del documento original.
									   Orientación: La imagen debe estar correctamente orientada.
									 Bordes negros: No deben existir bordes negros en la imagen.
									Calidad: El documento digital debe ser perfectamente legible en todos sus términos.

		5.-          PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR EL OPERADOR

		Se indica a continuación el procedimiento que deberá seguir el Operador para obtener y guardar los documentos digitalizados.

		5.1.- Preparación de los documentos
						- El operador deberá quitar las grapas, clips y cualquier elemento que dificulte la alimentación de los originales en el escaner.
						- Deberá verificar que la orientación de los originales es la correcta.
						- Eliminará dobleces en los documentos y alisará en la medida de lo posible aquellos originales arrugados.
						- Revisará que la calidad del original es suficiente para su posterior visualización.

		5.2.- Escaneado
						- El escaneado de documentos se deberá efectuar a una resolución de 300 dpi.

		5.3.- Destrucción de originales
						- Los originales escaneados podrán ser destruidos cuando se haya producido un ciclo de copia de seguridad a partir de cuando se archivaron en DigitalDOCU, para asegurar que ya se dispone del respaldo necesario. Es decir si se efectúa copia de seguridad cada día, se podrán destruir los originales cuando hayan transcurrido 24 horas desde que se guardaron en DigitalDOCU. Actualmente, aunque se están incorporando a este sistema de digitalización certificada diferentes administraciones, solo está regulado el poder digitalizar y destruir los originales de los documentos que tengan relación con la AEAT.

He leído y acepto el plan de gestión de calidad.

Términos y condiciones de uso:

Por favor, lea detenidamente el siguiente texto para conocer los términos y condiciones de uso de la aplicación.

		Condiciones Generales para el uso de DigitalDOCU Capture

		Por favor, lea las presentes condiciones de uso del servicio DIGITALDOCU Capture antes de suscribirlo.

		El servicio DIGITALDOCU Capture es proporcionado por Ofimatica Digital, S.L.U.

		Al marcar la casilla de “He leído y acepto los términos y condiciones de uso”, Usted confirma que ha leído y está de acuerdo con las presentes condiciones y que es consciente de que debe acatar sus términos en todo momento durante la validez del presente contrato que le vincula con OFIMATICA DIGITAL, S.L.U.


		1. - DEFINICIONES

		Las siguientes definiciones se usan a los efectos de este contrato:

		La compañía OFIMATICA DIGITAL, S.L.U., CIF: B-53.147.336 Inscrita en el registro mercantil de Alicante al Tomo 1960 General Folio 34, Hoja A-39920, Inscripción 1ª

		“Usted”: cualquier persona que ha aceptado las presentes condiciones generales para el uso del servicio DIGITALDOCU Capture.

		“Espacio de almacenamiento”: Usted conoce que el Espacio de Almacenamiento está físicamente ubicado en su ordenador y que corresponde a Vd. el mantenimiento y copias necesarias para la conservación de los documentos digitalizados.

		2. - OBJETIVO

		El objetivo del presente contrato es determinar las condiciones bajo las cuales se rige la oferta por parte de OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. para su uso del servicio DIGITALDOCU Capture por su parte (de aquí en adelante, el “Servicio”), mediante el cual Usted podrá, almacenar los documentos que Usted desee en un espacio de almacenamiento local (de aquí en adelante, el “Espacio de Almacenamiento”)

		3.- DURACIÓN DEL CONTRATO

		3.1. El contrato entra en vigor el día en que usted lo suscribe en la web.

		El contrato  tendrá una duración inicial de un (1) año.

		3.2. Tras la finalización de su suscripción inicial, el contrato será prorrogado automáticamente si no existe comunicación contraria por cualquiera de las partes con un mes de antelación a la finalización del contrato.

		4.- SUS OBLIGACIONES

		4.1. Usted es responsable del acceso a dicha página y de comprobar que su equipamiento informático es compatible con el Servicio propuesto antes de la validación del presente contrato.

		En cualquier caso, Usted debe tener el siguiente equipamiento informático y de telecomunicaciones, sin el cual, no podrá acceder al Servicio:
		- un ordenador con conexión de banda ancha a Internet.
		- navegadores web equivalente a Internet Explorer 8, Google Chrome 3.x, Mozilla Firefox 3.5 o Apple Safari 4, aunque se recomienda tener la última versión disponible.

		Usted es responsable del equipo físico y de los costes del acceso a Internet.

		4.2. Para asegurar la confidencialidad de uso del sistema, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. le pedirá que se identifique mediante un código tras la puesta en funcionamiento del Servicio. Este código es estrictamente personal. Deberá comprometerse a conservar de forma segura este código y de no comunicarlo a nadie más.

		Solamente Usted será responsable de cualquier consecuencia que pueda derivarse de la comunicación de su código personal a terceros, sin perjuicio de cualquier compensación e interés que OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. pueda reclamarle debido a los daños provocados por dicha acción.

		4.3. Usted deberá asegurarse de que sus Invitados acatan las estipulaciones incluidas en la sección 4.5 del presente contrato.

		4.4. Usted debe conocer y aceptar que el Servicio está dirigido para su uso personal y en condiciones normales y razonables.

		4.5. Usted debe comprometerse a respetar las leyes durante el uso del Servicio.

		También debe comprometerse a respetar en todo momento la Propiedad Intelectual.

		Sobre este tema, se le recuerda lo siguiente:

		CUALQUIER REPRODUCCIÓN Y/O COMUNICACIÓN Y/O PUBLICACIÓN A TERCEROS DE UN TRABAJO SIN TENER LOS CORRESPONDIENTES DERECHOS CONSTITUYE UN DELITO DE INFRACCIÓN DEL COPYRIGHT.

		5.- NUESTROS COMPROMISOS

		5.1. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. usará cualesquiera medios técnicos que sean razonablemente posibles para proporcionar un entorno seguro sin embargo, se le informa de que el Servicio no proporciona ninguna prestación de identificación o protección contra virus.
		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. le recomienda encarecidamente que instale un sistema antivirus que sea capaz de identificar y destruir archivos infectados de su terminal.

		En cualquier caso, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable de ninguna consecuencia derivada de la descarga de un archivo infectado.


		6.- RESPONSABILIDAD

		6.1. Usted deberá reconocer y aceptar que Internet o cualquier otra red que se use para la transmisión de datos puede estar saturada y/o que los datos que se intercambian por la red pueden ser desviados, y por ende, Usted exime de toda responsabilidad a OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. en este tema.

		Además, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable por ninguna interferencia de terceros en los sistemas de comunicación y transmisión que Usted use o por ningún mal funcionamiento o paro del Servicio que se deba a alguna negligencia, error o cualquier tipo de acto por su parte o por parte de terceros.


		6.2. Usted acepta y reconoce por la presente que, dado a que el Servicio sólo deberá usarse para almacenar documentos digitalizados y para restaurar/transmitir dichos datos por internet, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable de ninguna consecuencia derivada de la pérdida de datos que puede derivar de una caída de la red de internet, sobre la cual, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no ejerce ningún control.

		6.3. Usted debe comprometerse a informar de cualquier error que detecte a info@digitaldocu.es, incluyendo su nombre y dirección de correo electrónico en un plazo de 24 horas desde la recepción de los datos.

		Si usted no informara del error detectado a la dirección de correo electrónico que se especifica en el párrafo anterior en el plazo indicado y de acuerdo con el procedimiento que se detalla, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no se hará responsable de ningún daño derivado de la pérdida de dichos documentos, ya que la ausencia de información no le da la posibilidad a OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. de ejecutar un nuevo procedimiento para restaurar los documentos sin los errores indicados inicialmente en un período en el que sea posible que Usted evite o restrinja el daño.

		6.4. Se le informa y Usted acepta que la totalidad o parte del Servicio podrá ser interrumpido temporalmente debido a reparaciones, actualizaciones y tareas de mantenimiento. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable de ningún tipo de consecuencia que se derive de interrupciones causadas por tareas de mantenimiento y procedimientos de actualización. Si fuera aplicable, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. hará todo lo posible para restaurar el Servicio en el menor tiempo posible. Siempre que le sea posible, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. le informará de cualquier potencial interrupción del Servicio que vaya a durar más de 4 (cuatro) horas.

		6.5. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable de ningún fallo o interrupción del Servicio en caso de fuerza mayor, como se define en la sección 11 del presente documento.

		6.6. Usted reconoce que se le ha informado de que el Servicio de almacenamiento que se le ofrece no incluye ningún método de encriptación o copia de seguridad adicional.


		6.7. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable de que el Servicio no cumpla con sus necesidades.

		7.- CONDICIONES ECONÓMICAS

		7.1. Usted reconoce conocer y aceptar las condiciones económicas para acceder al Servicio al hacer clic en el botón de “Confirmar” en la interfaz en línea para el pedido del Servicio.

		7.2. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. cede gratuitamente el uso de DIGITALDOCU Capture hasta que decida lo contrario y así se lo haga saber mediante correo electrónico a la cuenta que utilizó en el registro automático. Esta comunicación se hará con dos meses de antelación sobre la fecha prevista de la facturación del servicio.


		8.- RESCISIÓN DEL CONTRATO

		8.1. Rescisión legal del contrato por alguna de las partes:

		El presente contrato podrá ser legalmente rescindido por cualquiera de las partes mediante correo electrónico, las direcciones a utilizar serán en el caso de OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. info@ofimaticadigital.es y en las comunicaciones con el cliente la dirección que utilizó en el proceso de alta.

		8.2. Rescisión legal del contrato por OFIMATICA DIGITAL, S.L.U.:

		En caso de incumplimiento de las condiciones del presente contrato o de un uso indebido de las funcionalidades del Servicio, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. podrá rescindir legalmente el presente contrato mediante correo electrónico.


		8.3. Recuperación y destrucción de datos:

		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. le informará por correo electrónico antes de la finalización del período de validez del presente contrato.

		Si deseara seguir usando el Servicio, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. le indicará cómo renovar su suscripción mediante correo electrónico.

		9.- LÍNEA DE ATENCIÓN AL CLIENTE

		9.1. Disponibilidad del servicio de atención al cliente

		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. proporciona un servicio técnico por correo electrónico (info@DigitalDOCU.es) de lunes a jueves de 08:30 a 14:30 y de 16:00 a 18:30. Viernes de 08:30 a 14:00

		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. también proporciona asistencia comercial por correo electrónico (info@DigitalDOCU.es) relativa a la facturación y a cualquier consulta comercial de lunes a viernes de 09:00 a 14:00 y de 16:00 a 18:30.
		El acceso por correo electrónico al servicio técnico es gratuito, sin incluir cualquier potencial coste de conexión a internet. Usted debe tener en cuenta que, debido a la naturaleza asíncrona de este medio, pueden existir retrasos en las respuestas. Además, no se tramitará ninguna petición que no incluya un mínimo de datos identificativos (su número de cliente y su nombre) y una descripción de los problemas detectados.

		9.2. Límites de la competencia del servicio de atención al cliente

		El objetivo del servicio de atención al cliente es asegurar que el Servicio funciona de forma correcta.
		Por lo tanto, no se proporcionará ningún tipo de información, consejo o ayuda relativa a problemas relacionados con temas que no afecten al Servicio.

		10.- PROPIEDAD INTELECTUAL

		10.1. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. es el único propietario de los programas informáticos requeridos para el funcionamiento del Servicio y de la documentación relativa a los mismos.

		10.2. Como parte de la puesta en práctica del presente contrato, OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. le proporciona un derecho de uso de dichos programas, pero ese derecho se limita estrictamente al correcto funcionamiento del Servicio según las condiciones del presente contrato.

		Este derecho de uso no será válido fuera del presente Servicio.

		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. se reserva el derecho exclusivo de implementar cualquier procedimiento en este software para tareas de mantenimiento o para hacerlo interpretativo con cualquier otro programa o equipo.

		11.- FUERZA MAYOR

		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no será responsable de la falta de cumplimiento de todas o de parte de sus obligaciones o de algún retraso en su ejecución si dicho incumplimiento se debe a una causa imprevisible, razonablemente incontrolable y externa.

		Las siguientes se consideran causas imprevisibles, razonablemente incontrolables y externas: una decisión gubernamental, guerra, guerra civil, sabotaje, inundaciones, problemas en las fuentes de suministro (incluyendo por ejemplo, entre otras, telecomunicaciones, electricidad y gasolina), epidemias, huelga, cierres patronales, huelgas o incidentes con maquinaria, uno o más de uno virus informático, ataques de piratas informáticos, incendios, explosiones o cualquier otro incidente que escape al control de OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. o que OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no pudiera haber evitado o superado. OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. informará al cliente de cualquier retraso causado por una causa de fuerza mayor y tomará cuantos pasos sean necesarios para rectificarlo.

		Si el retraso causado por la causa de fuerza mayor excediera 90 (noventa) días, cualquiera de las partes podrá rescindir el presente contrato.

		El pago de las obligaciones ya cumplidas seguirá vigente y las partes deberán por tanto saldar sus cuentes, no siendo posible reclamar el pago de ningún tipo de indemnización.

		12.- PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

		La información personal que Usted proporciona a OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. será únicamente utilizada para la gestión del presente contrato.

		Sin embargo, la información personal que proporcione podrá ser transmitida a las autoridades legales si así lo requiriesen.
		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. no podrá comunicar información personal a terceros aparte de a sus subcontratistas o personas encargadas de proporcionar el Servicio o de ejecutar el presente contrato, así como de las autoridades autorizadas.

		13.- CONDICIONES GENERALES

		En caso de que alguna de las estipulaciones del presente contrato fuera declarada nula, debido a cualquier motivo, se bloqueará procedimentalmente y no dejará sin valor las otras estipulaciones del presente contrato.

		Usted actuará en su propio nombre. Usted no podrá ni estará autorizado a obligar a OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. de ninguna manera.

		Ninguna de las estipulaciones del Contrato podrá ser interpretada de manera que parezca crear un mandato, una filial, un acuerdo de agencia o una relación de empleado/empleador entre Usted y OFIMATICA DIGITAL, S.L.U.

		Usted reconoce y acepta que OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. podrá subcontratar parte de las obligaciones del presente contrato a terceros.

		Usted no podrá transferir este contrato ni sus derechos y obligaciones  sin el consentimiento previo y por escrito de OFIMATICA DIGITAL, S.L.U.

		OFIMATICA DIGITAL, S.L.U. podrá transferir el beneficio del presente contrato o cualquiera de sus derechos a terceros de su elección según su propio criterio y sin previo aviso.

		14.- LEY APLICABLE

		El presente contrato está sujeto a la ley Española.

		15.- FECHA DE LAS CONDICIONES GENERALES

		Las presentes condiciones generales serán efectivas desde el 29 de Marzo de 2010.

He leído y acepto los términos y condiciones de uso.