DigitalDOCU

Gestión Documental basada en WEB 2.0
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Términos, condiciones y plan de gestión de calidad:

Por favor, ES IMPORTANTE que lea detenidamente el siguiente texto para conocer las directrices necesarias para realizar correctamente la digitalización certificada tal y como lo exige la Agencia Tributaria.
1.- ANTECEDENTES:

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.
Para ello es necesario, además de un software de digitalización certificado, que el proceso de digitalización garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento firmada con firma electrónica, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación.
Por su parte, el apartado 3 de dicho artículo establece los trámites que deben cumplir las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalización, homologación cuyo acuerdo corresponde al director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada, con el objetivo de velar por la calidad de la imagen obtenida y de sus metadatos, con independencia del momento en que se haga uso del software de digitalización. El conjunto de dichos procedimientos y controles recibe la denominación de Plan de Gestión de Calidad, que deberá ser presentado junto con la solicitud de homologación del software de digitalización.
Posteriormente, en la Resolución de 24 de octubre de 2007 el Director General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, establece varias disposiciones relacionadas con los requisitos que deberá cumplir el software de digitalización.
Ofimática Digital, S.L.U., ha desarrollado un software de digitalización que cumple con los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria y por lo que ha sido homologado por la misma para permitir la destrucción de los originales de las facturas digitalizadas con el mismo.
Dicho software se denomina “DigitalDOCU”, versión 3.0.
En virtud de lo anteriormente expuesto se redacta el siguiente Plan de Gestión de Calidad, que deberá seguirse para la digitalización certificada de documentos con el software “DigitalDOCU”, versión 3.0, conforme a las siguientes definiciones y obligaciones,

2.- DEFINICIONES:

En el sistema de digitalización de Digitaldocu, existen las siguientes figuras:
Desarrollador: Se entenderá como Desarrollador a Ofimática Digital, S.L., en tanto en cuanto que es la entidad desarrolladora del servicio de software de digitalización por mediación del cual los clientes de ésta podrán gestionar su documentación. Dicho software se denomina “DigitalDOCU”, siendo su versión la 3.0.
Cliente: Entidad a la que el Desarrollador vende, alquila o cede la licencia para utilizar Digitaldocu, y que es la titular de los documentos que se van a gestionar desde dicho software.
Operador: Persona encargada de utilizar el software de digitalización para efectuar los trabajos de archivo de documentación, y que está subordinada al Cliente.
En cuanto al  software de digitalización, deberá entenderse lo siguiente:
Software: Software de digitalización, creado por el Desarrollador, en su versión 3.0, denominado “DigitalDOCU”, al cual se accede a través de interfaz web.
Servidor del Software: Equipos informáticos propiedad del Desarrollador, donde está instalada la parte del Software accesible por todos los clientes, y que provee la interfaz web visible.
Servidor del Cliente: Equipo informático propiedad del Cliente, donde se instala la parte del Software necesario para el funcionamiento del mismo en la red local del Cliente.

3.- REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Debido a que el soporte de Digitaldocu Capture es web 2.0, sería suficiente cualquier equipo cliente capaz de correr Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox y Apple Safari, incluso en implementaciones bajo Linux. Pero este último extremo no ha sido testeado debidamente y por este motivo se recomiendan las siguientes configuraciones mínimas.

3.1.- Equipo del Operador:
	- Hardware: Pentium IV 2,4 Ghz. 512 Mb de Ram.
	- Sistema Operativo: Windows XP actualizado.
	- Conexión: Red local a 100 Mbps y acceso a Internet, con ancho de banda de 1 Mb.
	- Visualizador: Acrobat Reader 8.1
	- Navegador: Internet Explorer 8, Google Chrome 3.x, Mozilla Firefox 3.5 o Apple Safari 4.
	- Firma: Certificado digital del cliente, o del usuario para efectuar la firma de documentos.
	- Twain: Driver Twain instalado para el control del escaner.

3.2.- Escaner:
	- Compatible con Twain.
	- Alimentador de originales.

4.- OBLIGACIONES

Cada una de las figuras implicadas tiene asignadas una serie de obligaciones que deberán cumplirse para que las imágenes digitalizadas sean válidas y se permita la destrucción de sus originales en papel.

4.1.- Obligaciones del Desarrollador.
	- Mantener actualizados los programas de soporte básico de “DigitalDOCU” del Servidor del Software y del Servidor del Cliente.
	- Chequear con una periodicidad mensual la capacidad suficiente del Servidor del Software, así como el ancho de banda disponible.
	- Disponer de un servicio de soporte técnico, accesible vía web o mail y, que solvente las dudas y problemas de los Clientes y Operadores.

4.2.- Obligaciones del Cliente.
	- Mantener actualizado el sistema operativo del Servidor del Cliente con todas las actualizaciones disponibles, tanto a nivel de parches de seguridad como de mejoras del propio sistema operativo.
	- Velar por la custodia de las claves de acceso al Software, y proteger la confidencialidad de las mismas.
	- Informar a los Operadores del Software de su responsabilidad en la custodia de las claves de acceso al mismo.
	- Facilitar a los Operadores el aprendizaje del funcionamiento del Software, así como el del dispositivo de digitalización de imágenes.
	- Suministrar a los operadores el presente Plan de Gestión de Calidad para su conocimiento y cumplimiento.
	- Instalar Acrobat Reader 8.1 o superior, en el equipo donde se vaya a procesar la información.
	- Disponer de un certificado reconocido para efectuar la firma de los documentos. Este certificado podrá ser del propio Cliente o del Operador.
	- Fiscalizar el trabajo del Operador para verificar que su labor se efectúa de acuerdo con lo establecido en este Plan de Gestión de Calidad.

4.3.- Obligaciones del Operador.
	- Conocer y actuar conforme al presente Plan de Calidad
	- Conocer el funcionamiento del dispositivo de captura de imágenes.
	- Revisar la calidad de la imagen capturada antes de proceder al archivado en el Software, para desechar las que estén giradas, borrosas, sucias, etc. En particular deberá comprobar los siguientes aspectos como mínimo:
		Geometría: La imagen digitalizada deberá ajustarse al tamaño y geometría del documento original.
		Orientación: La imagen debe estar correctamente orientada.
		Bordes negros: No deben existir bordes negros en la imagen.
		Calidad: El documento digital debe ser perfectamente legible en todos sus términos.

5.- PROCEDIMIENTO A SEGUIR POR EL OPERADOR

Se indica a continuación el procedimiento que deberá seguir el Operador para obtener y guardar los documentos digitalizados.

5.1.- Preparación de los documentos
	- El operador deberá quitar las grapas, clips y cualquier elemento que dificulte la alimentación de los originales en el escaner.
	- Deberá verificar que la orientación de los originales es la correcta.
	- Eliminará dobleces en los documentos y alisará en la medida de lo posible aquellos originales arrugados.
	- Revisará que la calidad del original es suficiente para su posterior visualización.

5.2.- Escaneado
	- El escaneado de documentos se deberá efectuar a una resolución de 300 dpi.

5.3.- Destrucción de originales
	- Los originales escaneados podrán ser destruidos cuando se haya producido un ciclo de copia de seguridad a partir de cuando se archivaron en Digitaldocu, para asegurar que ya se dispone del respaldo necesario. Es decir si se efectúa copia de seguridad cada día, se podrán destruir los originales cuando hayan transcurrido 24 horas desde que se guardaron en Digitaldocu. Actualmente, aunque se están incorporando a este sistema de digitalización certificada diferentes administraciones, solo está regulado el poder digitalizar y destruir los originales de los documentos que tengan relación con la AEAT.
He leído y acepto los terminos, condiciones y el plan de gestión de calidad.